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Pour l'un de nos clients, basé à Genève, nous proposons un poste de
Coordinateur(rice) évenementiel
Taux d'activité 100%
Description du poste
DOMAINES DE RESPONSABILITÉ
• Assurer la bonne organisation administrative et logistique des événements et manifestations de l'Institut, qu'ils soient internes ou externes, qui lui seront confiés.
• Apporter un soutien administratif et opérationnel à la responsable du service des événements.
• Participer à la gestion de différents projets hors opérationnel, tels que les procédures, les améliorations et le développement d'outils de communication.
TÂCHES PRINCIPALES
Événements
• Apporter aide et assistance pendant les événements, notamment pour l'accueil, la gestion des micros, la mise en place, etc.
• Assurer la coordination entre les différents besoins et les différents partenaires, internes comme externes.
• Accueillir la clientèle.
• Coordonner avec les équipes FM/IT ainsi qu'avec la logistique l'aménagement des salles, des espaces, des zones publiques et des espaces de restauration selon les besoins des clients.
• Assurer la gestion du planning des réservations.
• Réaliser des visites avec des clients et participer à la recherche de nouveaux prospects.
• Produire les supports d'affichage liés aux événements.
• Élaborer les fiches de conférence intégrant l'ensemble des besoins logistiques et techniques.
• Recruter les personnels nécessaires aux événements, tels que les étudiant.e.s, le staff d'accueil, les photographes, etc.
• Gérer les relations avec les différents prestataires, notamment fleurs, technique, catering, etc.
• Prendre en charge des événements sous différents formats : en ligne, en présentiel ou hybrides.
Administratif
• Préparer les confirmations de réservation, les devis, les contrats de location et assurer le suivi jusqu'à la facturation.
• Utiliser l'outil métier sur le plan administratif, notamment pour les fiches de conférence, la facturation, les comptes, les contacts et les différentes vues.
• Informer les clients et les utilisateur.trice.s sur les services proposés.
• Assurer la réception des appels téléphoniques.
• Traiter les e-mails.
• Éditer les factures.
• Mettre à jour les bases de données et réaliser le reporting.
• Effectuer le classement et l'archivage.
• Gérer et suivre les paiements destinés aux prestataires ainsi qu'aux étudiant.e.s (student helper et TSS).
• Assurer le soutien et la formation des étudiant.e.s et collaborateur.trice.s.
Logistique
• Participer à l'aménagement des salles de conférence et des espaces de restauration selon les configurations demandées, en fonction du soutien à apporter à l'agent d'exploitation.
• Contrôler l'aménagement des différents espaces ainsi que l'ordre et la propreté.
• Répondre aux besoins des clients et des visiteurs en matière d'aménagement des locaux.
• Ouvrir et fermer les locaux selon le planning établi.
• Assurer la mise en place et le changement du service d'eau dans les salles et les présidences.
• Gérer le matériel pré-conférence ainsi que la remise en ordre.
• Gérer les clés, notamment les accès aux bâtiments, les accès pour les prestataires externes, ainsi que la remise de badges et de clés aux clients.
• Suivre le planning des réservations et prendre connaissance des fiches de conférence.
• Gérer le stock et les fournitures de bureau du service.
• Gérer l'affichage.
Profil attendu
• Sens du détail, de l'accueil et du service
• Autonomie
• Efficacité
• Gestion des priorités
• Proactivité
• Esprit d'équipe
• Bonne présentation
• Adaptation aux changements
• Aisance administrative
• Résistance au stress
• Flexibilité
• Polyvalence
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